「採用代行（RPO）サービス」は、一連の採用業務をプロに任せることができるサービスです。特に自社内のリソースやノウハウが不足している企業では採用代行の利用が増えており、プロの知見を活用することで効率的かつ効果的な採用活動が期待できます。

本記事では、採用代行に委託できる具体的な業務内容、さらに採用代行を導入すべき企業について詳しく解説していきます！

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採用代行（RPO）に任せられる業務内容

採用業務のほぼ全てを委託している企業もあれば、一部の工程だけを委託している企業もあり自社の採用状況や課題に合わせて柔軟に活用できます。

採用代行では、具体的にどのような業務を委託できるのでしょうか。以下で詳しく解説します！

採用計画の立案

採用活動の最初のステップは採用計画の立案です。自社にどのような人材が何名必要で、いつまでに採用するか、どのような手法でアプローチするか等、採用活動の基本方針を定める重要なプロセスになります。プロの視点から市場動向や競合他社の採用状況などの情報を収集・分析し、最適な採用計画を策定していきます。

具体的には、採用課題のヒアリングや採用目標人数の設定、人材要件定義やペルソナ設定、スケジュール策定（選考スケジュールの計画）などを行います。自社だけでゼロから計画を立てるのは容易ではありませんが、採用代行を活用すればプロが効果的な計画を提案してくれるため、スピーディーかつ効率的な人材獲得が可能になります。

母集団形成

優秀な人材を採用するために、まずは十分な母集団形成が必要です。採用代行では、自社の求める人材に応募してもらうために、多方面から母集団を集める戦略を立てて実行していきます。単に求人を出すだけでなく、適切な媒体選びや応募したくなる求人原稿の見せ方など、プロならではのノウハウを駆使したアプローチで母集団を形成します。

具体的には、以下のような幅広い業務を任せることができます。

求人媒体選定

求人サイト、SNSなど数ある採用チャネルの中から、自社のターゲット人材に合った媒体を選びます。媒体ごとのユーザー層・特徴や費用対効果を熟知したプロが担当するため、効果的な媒体選択が可能になります。例えば、新卒採用向けのナビサイト、中途向けの転職サイト、専門職向けコミュニティなど多様な選択肢から最適なものを提案してくれます。

求人広告原稿作成

応募者の心をつかむ求人広告の作成も採用代行に委託できます。職務内容や募集要件を的確に伝えるだけでなく、自社の魅力やポジションのやりがいが伝わるような工夫を凝らした原稿を作成します。文章表現やレイアウトまでノウハウを活かし、ターゲット人材に「この会社で働きたい」と思わせる求人票を作り上げます。

採用動画制作

近年では、YouTubeやSNS向けの動画で会社や仕事の魅力を伝える手法も増えています。企業紹介や社員インタビュー動画を企画・制作し、視覚的に社風や仕事内容を伝えることで母集団形成を後押しします。プロのノウハウによりターゲット人材に刺さる動画コンテンツを用意できるため、企業知名度や応募意欲の向上につながります。

スカウトメール送付

求人への応募を待つだけでなく、こちらから優秀な人材にアプローチするダイレクトリクルーティングも採用代行が担います。転職サイトのデータベースやSNS上の潜在人材に対して、魅力的なスカウトメールを送付することが可能です。スカウトメールの件名や文面の工夫、送信時間帯の最適化など、開封率や返信率を高めるためのノウハウを持っているため、採用ターゲットからの反応を引き出しやすくなります。

応募者対応

応募者対応は、応募があってから採用に至るまでの間、応募者とコミュニケーションを取る業務全般を指します。企業の印象形成にも直結する重要なプロセスですが、実際には想像以上に細かな手間がかかります。採用代行では、この応募者対応に関わる一連の業務を委託できます。

応募者からの問い合わせ・面接日程調整

具体的には、応募受付の管理から始まり、応募者からの問い合わせ対応、面接日程の調整などをスムーズに行います。専用の窓口として、応募者からのメールや問い合わせに迅速に対応し、日程調整では候補者と面接官のスケジュールを調整して面接日時を確定します。昨今はオンライン面接も普及しているため、オンライン会議システムの招待送付やリマインド連絡など細やかな調整も含まれます。

ATS（応募者管理システム）の運用

応募者のエントリー情報や選考ステータスをATS上で管理・更新し、社内の採用担当者と情報共有する役割を担います。応募者数が多い場合でもシステムを活用した一括管理により対応漏れを防ぎ、進捗を見える化して円滑に選考を進められるようにサポートします。こうした応募者対応をプロに任せることで、応募者一人ひとりに対してきめ細かなフォローが可能となり、結果的に応募者に安心感を与え、自社の評価も高められます。

会社説明会・面接代行

会社説明会・面接の場面でも、オンライン・対面を問わず説明会の準備・運営から、面接官の代行まで委託できます。説明会や面接は企業が応募者に直接アピールし、また応募者の人柄や適性を見極める重要な場ですが、同時に多大な時間と労力がかかります。

採用代行を活用すれば、こうした工数の多い業務を任せることができます。特に説明会やカジュアル面談など、ある程度定型化されたものであれば、代行してもらうことで自社の現場社員の負担も軽減できます。こうした柔軟な活用により、採用活動全体の効率化と品質の両立が実現します。

内定者のフォロー

内定者フォローとは、内定を出した後、入社までの間に内定者と連絡を取り合い、入社意欲を高めたり不安を解消したりするフォローアップ活動を指し、内定辞退を防ぐために欠かせない取り組みです。採用代行では、この内定者のフォローアップ業務全般を代行できます。

具体的には、内定通知の連絡から、入社承諾書類や案内資料の送付、入社日の連絡といった事務手続き面のサポートを行います。さらに、入社までの期間に定期的にコンタクトを取り内定者のモチベーション維持や信頼関係の構築に努めます。こうしたフォローを丁寧に行うことで、内定辞退率の低下が期待できます。

採用代行（RPO）を導入すべき企業

以上のように、採用代行サービスは採用業務全般に広く対応しますが、特にその導入効果が高いのはどのような企業でしょうか。ここでは採用代行の導入が向いている企業の特徴を解説します！

採用ノウハウ・リソース不足の企業

自社に専門の採用担当者がおらず、採用の知見が不足している企業は、採用代行の活用が有効です。中小企業やスタートアップ企業では、そもそも専任の採用担当者が不在であったり、最新の採用トレンドに詳しい社員がいないケースも少なくありません。また、人手不足で採用業務まで手が回らない場合もあるでしょう。こうした採用ノウハウや人的リソースが不足している企業では、外部のプロに採用業務を委託することで、自社にない知識・経験を補完しつつ採用力を強化できます。

採用ボリュームが大きい企業

多数の人材を採用する必要がある場合も、採用代行の活用が適しています。採用目標人数が多いと、それだけ母集団形成から選考・採用までの工程で負荷が高まり、どうしても自社だけでは対応が難しくなりがちです。採用代行に一部または全てのフェーズを委託すれば、必要な人員を確保しつつ採用プロセスをスピーディーに進めることが可能になります。

また、採用活動には季節的な繁忙・閑散の差がつきものです。必要な時期にだけ採用代行を契約し、平常時は契約を絞るといった柔軟な活用をすることで、自社で採用専任者を常時雇用するよりもコスト面で有利になる場合もあります。

採用活動の成果に課題を感じている企業

自社で採用活動を進めているものの、「応募はあるのに歩留まり率が低い」「思ったように母集団が集まらない」といった課題を抱える企業にとっても、採用代行は有効な支援策となります。採用業務全体を通じて得られたデータを基に詳細なレポートを作成し、どこに課題があるのかを可視化できます。さらに、他社での成功事例や市場動向を踏まえた改善提案を受けられるため、属人的になりがちな採用活動をより効果的かつ戦略的に見直すことが可能になります。

採用の成果が思わしくないと感じている企業こそ、外部の専門的な視点を取り入れることで、停滞した状況を打破し、採用成功に近づく第一歩となるでしょう。

採用のご相談は、採用支援の専門家「ねこのて」へ

採用活動におけるリソース不足やプロセスの見直しに課題を感じている企業さまへ。

株式会社ねこのてでは、採用活動の計画立案から母集団形成、応募者対応、面接運営、内定者フォローに至るまで、採用プロセス全般を一括してご支援しています。また、「面接調整だけを任せたい」「スカウト業務のみを代行してほしい」といった一部業務の委託にも柔軟に対応しております。

貴社の採用課題や体制に応じた最適なサポートプランをご提案いたしますので、まずはお気軽にご相談ください。

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まとめ

採用代行の業務内容について、採用計画の立案から母集団形成、応募者対応、説明会・面接運営、内定者フォローに至るまで詳細に解説しました。採用代行の活用により採用担当者は本来注力すべきコア業務に集中でき、業務負荷の軽減と採用活動の効率化を同時に実現できます。さらに、外部のプロに任せることで多くの企業の採用支援で培われた豊富な知見を得られるため、自社の採用力強化にもつながります。採用目標の達成と優秀な人材の獲得に向けて、ぜひ自社に合った採用代行の活用を前向きに検討してみてください。